工作主線：合同、 信用證 、單據
這是一條貫穿整個 國際貿易 程序始終的主線。交易的雙方在從事貿易活動時首先應訂立合同以確定彼此的權利和義務，在此基礎上(如果是 信用證 付款方式)由買方向本國開證行提出開證申請，并由后者向出口受益人開出 信用證 ，然后買賣雙方就以信用證和有關法律法規的規定為準來具體履行各自的義務，實踐中履行義務多通過單據的形式實現。這條主線可簡記為“3Cs”:S/C(合同)———L/C(信用證)———DC(單據)。
工作過程：制作、審核、提交
任何一個環節的 單證 工作都可以縮略為上述三方面，該工作過程的主要依據是合同、信用證、有關慣例、規定和買賣貨物的原始資料。第一、制作單據。單據不同的出單人各異：發票、箱單、匯票等由賣方做;運輸部門通常會配合出具提單、運單、船證等;貨物的保險手續則一定由保險公司辦理，這就要求相關各方應密切協作，按要求順序出單。第二、對制作完成的單據應嚴格審核，審核的一般過程是：制單人及其所在公司內部先自行核實，確認所做單據沒有問題的情況下，再向本國銀行/相關部門提交，銀行有關部門將結合信用證等對單據進行逐字、逐句的審核，如單、證內容表面一致，銀行將通過一定方式把全部單據寄國外有業務往來的銀行(付款行)，付款行審核后如無異議即履行付款義務，買方從付款行贖單前也要對單據進行審核，所以審核單據從出口方、出口銀行、進口銀行和進口方之間一直在進行。第三、如果單據的制作和審核沒有發現任何問題，按規定的時間、方式和要求的種類、份數提交合格單據就成為順理成章的事了。
基本單據：發票、箱單、提單
一筆業務不管內容繁簡，當事人位于哪個國家，有關當事方通常都會要求出口方提交這三種單據。如交易條件不同，要求的單據種類也可能有所增減。比如 CIF 條件下出口方有義務提供保險單，如所出口的商品是法定檢驗商品，應有相應檢驗證;作為支付工具的匯票也不是每筆交易都需要的，有些業務根本不需要使用匯票;如果是易貨或邊境貿易，當事人一手錢，一手貨，可能不需要單據或只有發票即可，所以 單證 從業人員對這三種單據必須認真對待、了如指掌。
單據類型：官方、商業、金融
單據的分類有多種，上述分類主要是從出單人和單據的作用角度進行劃分的。官方單據主要指由官方機構核發的單據，諸如進出口 報關單 、檢驗檢疫證、進出口收付匯核銷單、原產地證和 海關 、領事發票等;商業單據主要是由進出口商、運輸部門、保險公司等制作并提供的包括發票、裝箱單、提單、保單、受益人證明、裝運通知等在內的各種常見單據;金融單據用于取得貨款，包括匯票、本票和支票。此外，單據還有下列劃分方法：從貿易環節角度單據被分為：貨物單據、托運單據、 報關單 據、保險單據、結匯單據、核銷單據、退稅單據、(如發生爭議)爭議索賠單據等;從進出口角度講有進口單據和出口單據。
主要當事方：賣方(受益人)、買方(申請人)、第三方(銀行/ 海關 /運輸部門等)
國際貿易 中的每個環節都會涉及多個當事人，但都可以概括為三方：出口方(受益人)、進口方(申請人)和某個第三方，所有單據的制作、流轉都是圍繞這三個人進行。比如在辦理保險手續時，根據交易條件的不同，可以由買方( FOB 、 CFR )或賣方( CIF )向第三方保險公司辦理相應事宜。付款方式：匯付、托收、信用證
貿易實踐中可以使用的付款方式有匯付、托收、信用證、延期和分期付款、國際保理和包買票據(弗費廷)等，不管使用哪種方式付款都必須提交相應的單據。付款方式不同，所要求的單據的種類、份數、交單方式都會有所區別。例如，在匯付中的電匯/信匯方式下，使用的主要單據是通過SWIFT等電訊手段發出的《付款委托通知書》;在托收中的D/A條件下，從理論上講所有專家同一口徑：不宜采用，但實踐中基于買方市場的現實，許多公司在按此條件進行貨款收付，且有些業務中的單據并非通過托收銀行而是直接寄買方，當然這只能在出口方能夠掌控風險的范圍內進行;信用證的特點之一是單據買賣，其對單據的要求更是遵循“嚴格一致”的原則。
常涉 術語 ： FOB 、 CFR 、 CIF
國際貿易 中為了明確雙方當事人在貨物交接、風險和費用等責任的負擔問題，通常都會在合同中采用某種貿易 術語 ， FOB 、 CFR 和CIF三種只適用 海運 的 術語 最為常見。術語不同，出口方向銀行或進口方提交的單據是有區別的。根據IN鄄COTERMS2000的解釋，FOB條件下，應提交的單據包括商業發票、許可證和證明履行合同義務的通常單據/電子信息;CFR條件下，則明確提出應提交在目的港提貨或可以轉讓的運輸單據，實踐中特別強調此術語下出具并發送裝運通知這份單據的重要性;CIF條件下提交保險單則成了出口方的法定義務。
適用范圍：對內、對外、內外均可
與國際貿易活動有關的各種單據的適用范圍是不一樣的。有些只在國內流轉( 報關單 、核銷單、貨物出運委托書、開證申請書等);對外使用的結匯單據的制作要求相對較高，且必須英文制作;還有一些單據既可用于國內，又可對外出具，像發票這種國際貿易核心單據，對外結匯必須提交，對內辦理產地證、保險、報關、檢驗、核銷、退稅、記帳等手續時也是必備單據。
時間銜接：相同、早于、晚于
由于國際貿易中的單據眾多，各種單據的出單順序是必須要考慮的一個問題，單據之間的時間必須滿足有關合同/信用證/慣例的要求，且先后順序應合理、符合邏輯性。就兩種單據的出單時間先后比較看有相同、早于和晚于三種情形。例如，保險單必須在提單之前或最晚與提單同一天出具;產地證的出單時間應早于發票的時間;報關放行通常應在貨物裝運前24小時完成;裝運通知一般應在裝運當天對外發出等。
重要期限：LC到期日、裝運期、交單期在LC付款條件下，應正確理解到期日、裝運期、交單期三者之間的關系。當事人必須按合同/信用證/慣例完成三個規定時間內要求完成的工作。例如，在LC只規定到期日而沒有規定裝運和交單期的情況下，受益人應按UCP500規定最晚在LC到期之前完成貨物的裝運，并在運輸單據出具后21天內向銀行交單，但不應晚于LC規定的有效期。份數表達：FULLSETOF，COPY/FOLD，INDUPLICATE等國際貿易中的任何一種單據都有具體提交幾份的規定，較多使用的短語有FULLSETOF(3/3，2/2SETOF)表示全套的的意思;使用COPY/FOLD，比如可以說“COMMERCIALINVOICEIN3FOLDS”、“PACKINGLISTIN2COPIES”等;還可以用介詞短語表示：從一式兩份到一式十份 英語 中均有固定短語，像INDUPLICATE(兩份)、INTRIPLICATE(三份)、INQUADRUPLICATE(四份)、INOCTUPLICATE(八份)等，且至少應含有一份正本;如沒有對某種單據的份數提出要求，一般可以只提交一份;如明確提出正、副本的份數，應按規定制作、提交。
單據形式：統一印制、自制、電子單據任何一種單據都體現為一定的形式。從實際業務角度講，官方單據多為統一印制，像一正三副的GSPFORMA(格式和內容在世界范圍內都是統一的)、一式三聯的核銷單(外匯管理局統一印制)、 海關 規定的進出口報關單證等;出口公司、運輸部門、保險公司和銀行等出具的單據格式、內容多自定，但相差不大;電子單據則主要指EDI，目前我國電子單據發展最完善的是“金關”工程、網上許可證和配額申領等。清晰脈絡：業務環節、辦證步驟、單證流轉單。
證從業人員必須清楚各種單據產生的脈絡。一般而言，首先應明確某單據產生的業務環節，其次應清楚該單據的辦證步驟，第三是單據出具后的流轉過程。例如在辦理托運事宜時，其業務發生在運輸環節中，在辦理相關單據時的步驟和 流程 可以簡單地理解為這樣一個順序：S/C(合同)———L/C(信用證)———B/N(托單)———S/O(裝貨單)———M/R(大副收據———雜貨運輸)或D/R(場站收據———集裝箱運輸)———B/L(提單)———D/O(提貨單)。特別注意：客檢證、使領館認證、有特殊要求的單據實際工作中，大家可能有這樣的體會：出口商有時很難處理某些國家銀行開出的信用證中的一些單據要求。比較典型的情況有：第一、客戶檢驗證的問題。這種要求多數是有情可原的：因買賣雙方分處不同國家，買方為保證自身利益不受損害，在貨物裝運之時或之前，由自己派駐出口國的代表或機構對貨物進行實地檢驗、核實并出相應證明，這樣的合理要求應得到賣方的配合。所以對客檢證應加以區別，能做到的一定予以滿足，做不到的也應通過適當方式取得對方的諒解或要求對方修改;
第二、單據認證。近些年來較多地出現在中東或非洲某些客戶開立的信用證中，對這樣的要求，我們應采取的正確做法是：宜早不宜遲(使、領館認證應考慮出口地是否設有相應機構)、能做到的一定照辦(如不滿足對方要求，出口商就會失去一個貿易機會和貿易伙伴)、成本核算中應事先考慮這筆費用(少則幾百，多則幾千元);第三、特殊單據的要求。主要是不同于發票、箱單等正常單據以外的單據。例如美國海關要求的電子艙單自動申報(AMS)的規定、海關發票、非再加工證明等。使用語言：英文、中文、第三國語言提交的單據所使用的語言應符合信用證或有關規定。在沒有明確規定的情況下，多數單據都以 英語 制作。
但某些官方語言為法語的(南美)國家可能會在訂立合同或開立信用證時要求某些單據的品名或單據上的某些要求以法語形式顯示，這種要求通常應得到滿足;來自日本的信用證也可能提出以日語標明某些內容，我們同樣應做到;在CCPIT對外出具的證明書上通常都有中、法兩種文字;港、澳地區的客戶要求在某些單據上列明商品的中文名稱也是正常的要求;中英文對照的保險單和許可證等是能夠被接受的;國際鐵路運單以俄、中兩種文字顯示也不足為怪。需要說明的是上述三“要點”并非單證工作的全部，有些業務內容和環節涉及的單據制作包括多個要點，大家在單證實際工作中應注意舉一反三，絕不可三心二意、一問三不知，學習、應用有關業務知識時刻銘記三人行，則必有我師，遇到從未接觸過的情況時應三思而后行。
